12 Beispiele für Digitalisierung in Unternehmen – Teil 2

17. September 2020
Know-how

Nachdem wir Ihnen bereits im ersten Teil dieser Beitragsserie 6 Beispiele für Digitalisierung in Unternehmen vorgestellt haben, wollen wir Ihnen nun mit Teil 2 weitere 6 praxisnahe Beispiele näher bringen.

Mobiler Industriescanner als Beispiel für Digitalisierung von Unternehmensprozessen

7. Beispiel: Dokumentenmanagement

Szenario: Ein Start-up, das schnell gewachsen ist, hat seine Dokumente in vielen verschiedenen Ablagesystemen organisiert. Um die Ablage für alle Dokumente zu vereinheitlichen und darüber hinaus die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu unterstützen, z.B. bei der Erstellung von Verträgen, Schulungsdokumenten, etc., soll ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt werden.

Mehrwert: Ein Dokumentenmanagementsystem vereinheitlicht und erleichtert die Ablage, den Zugriff und die Kollaboration im Zusammenhang mit Dokumenten in Ihrem Unternehmen.

Aufwand der Umsetzung: Wie hoch der Aufwand für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist, ist stark abhängig von der gewählten Lösung sowie der Anzahl der zu vereinheitlichenden Ablagesysteme im Unternehmen.

Kosten: Es gibt sowohl kostenlose Open-Source-Lösungen, als auch kostenpflichtige Software.

Förderbar?: Teilweise förderbar in Abhängigkeit vom Bundesland. Nutzen Sie doch einfach unseren kostenlosen Fördermittelcheck, um Fördermöglichkeiten für Ihre IT-Projekte und Mitarbeiterschulungen zu erfahren.

8. Beispiel: Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Szenario: Wenn Sie viele Eingangsrechnungen am Tag erhalten, die dezentral geprüft und freigegeben werden müssen oder die umfangreiche Eingaben erfordern, dann kann eine Software für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung eine echte Arbeitserleichterung sein.

Mehrwert: Der offensichtlichste Mehrwert einer solchen Lösung liegt in der Entlastung Ihres Personals, der Automatisierung Ihrer Prozesse und damit der signifikanten Reduktion von Bearbeitungszeiten. Dazu kommt noch die Möglichkeit der Realisierung eines digitalen 4-Augen-Prinzips. Auch eine Integration in bestehende ERP-Systeme oder Ihres Steuerberaters in den Prozess ist möglich.

Aufwand der Umsetzung: Mit nur geringem Aufwand kann eine solche Lösung implementiert werden.

Kosten: Mittlerweile ist die digitale, automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung in vielen ERP-Lösungen bereits enthalten. Wenn Sie kein ERP-System nutzen, ist ggf. die Anschaffung zusätzlicher Software notwendig.

Förderbar?: Ggf. förderbar in Abhängigkeit vom Bundesland. Nutzen Sie doch einfach unseren kostenlosen Fördermittelcheck, um Fördermöglichkeiten für Ihre IT-Projekte und Mitarbeiterschulungen zu erfahren.

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9. Beispiel: Agiles Projektmanagement

Szenario: Ein Unternehmen möchte weg von Aufgabenverteilung per Zettel, E-Mail und Zuruf. Mit einer Projektmanagement- bzw. Aufgabensteuerungssoftware können Aufgaben strukturiert und zentral dokumentiert verteilt werden.

Mehrwert: Für die Steuerung komplexer Projekte und Aufgaben im Arbeitsalltag ist eine Projektmanagementsoftware eine gute Investition. Damit können Sie einfach und schnell Aufgaben verteilen und Verantwortliche zuweisen. Zusätzlich können Sie sich jederzeit über den aktuellen Stand der Projekt- und Aufgabenbearbeitung informieren.

Aufwand der Umsetzung: Eine Projektmanagement- bzw. Aufgabensteuerungssoftware kann meist mit minimalem Aufwand implementiert werden.

Kosten: Die Kosten für eine Projektmanagementlösung sind meist anhängig von der Nutzerzahl. Pakete bis 10 User sind oft kostenlos.

Förderbar?: Nein.

10. Beispiel: Internes Wiki

Szenario: Ein Unternehmen hat durch Mitarbeiterfluktuation und dezentrale Ablage von Dokumenten keine Überblick über aktuell vorliegendes Wissen im Unternehmen. Dadurch entstehen erhöhte Prozess- und Schulungskosten.

Mehrwert: Mit der Einführung eines internen Wikis können Sie Wissen zentral ablegen. Durch die Dokumentation von Wissen in Ihrem Wiki können neue Mitarbeiter einfacher und schneller eingearbeitet werden. Darüber hinaus reduziert sich das Risiko von Wissensverlust durch Mitarbeiterfluktuation. Denn durch das Wiki bleibt das Wissen in Ihrem Unternehmen.

Aufwand der Umsetzung: Die Installation einer Wiki-Lösung ist nur mit geringem aufwand durchführbar. Allerdings sollten Sie mit hohem Aufwand für die initiale Erstellung von Inhalten und deren weiterführende Pflege/Aktualisierung rechnen.

Kosten: Relativ hoch, da Sie interne Ressourcen für die Wartung sowie Pflege/Aktualisierung einplanen abstellen müssen.

11. Beispiel: Industriescanner

Szenario: Ein produzierendes Unternehmen plant die Einführung eines mobilen Handscanners zur Verwaltung des Warenein- und -ausgangs sowie der innerbetrieblichen Materialflüsse.

Mehrwert: Durch den Einsatz eines Industriescanner reduzieren Sie Ihre Prozesskosten und mögliche Fehler bei der Bearbeitung. Außerdem erhalten Sie dadurch jederzeit einen aktuellen, transparenten Überblick über Ihre Lagerbestände und Materialflüsse.

Aufwand der Umsetzung: In Abhängigkeit von der Größe Ihres Unternehmens und des Materialflusses kann ein Industriescanner kurz- bis mittelfristig eingeführt werden.

Kosten: Die Kosten für die Einführung eines Industriescanners sind abhängig von der gewählten Lösung sowie vom Projektumfang.

12. Beispiel: Berichts- und Kennzahlensoftware (BI/KPI)

Szenario: Ein Unternehmen arbeitet bisher viel mit Excel und manueller Aufbereitung von Berichten und Kennzahlen. Einzelne Mitarbeiter verbringen mit dieser Aufgabe viele Stunden und teils Tage. Dies soll durch die Einführung einer speziellen Berichts- und Kennzahlenlösung verbessert werden.

Mehrwert: Mit einer BI-/KPI-Lösung können Sie Ihre Daten zentral, automatisiert sowie in Echtzeit aufbereiten. Darüber hinaus bietet eine zentrale Kennzahlensoftware mehr Transparenz über die Ihnen wichtigen Messgrößen und erleichtert Ihre Investitions- und Strategieentscheidungen.

Aufwand der Umsetzung: Der Aufwand für die Installation ist meist gering. Die Konzeption und Erstellung eines individuellen Kennzahl- und Berichtssystems kann allerdings mit hohem Aufwand verbunden sein.

Kosten: Es gibt sowohl Open-Source-, als auch kostenpflichtige Lösungen. Davon abgesehen sind Kennzahlen und Berichte in den meisten ERP-System bereits enthalten. Diese können dann ggf. an Ihre Anforderungen angepasst werden.

Fazit

Digitalisierung muss nicht immer heißen, dass ein großes IT-Projekt gestartet wird. Digitalisierung kann auch im Kleinen beginnen. Sei es eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung, um Ihre Mitarbeiter zu entlasten. Oder eine Berichts- und Kennzahlensoftware, um die ewigen Excel-Berichte abzulösen. Starten Sie jetzt mit einer Ist-Analyse Ihres Unternehmens und prüfen Sie, wo Verbesserungspotentiale in Form von Prozesslücken oder zu hohen Laufzeiten sind. Diese sind meist ein guter Anfangspunkt für die Digitalisierung Ihres Unternehmens. Wir unterstützen Sie dabei. Sprechen Sie uns einfach an.