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6 Tipps für die Auswahl von Standardsoftware

Die Digitalisierung im eigenen Unternehmen erreicht man nicht immer nur durch Individualentwicklungen. Auch mit Standardsoftware kann man seine Firma transformieren. Standardsoftware ist oft günstiger. Außerdem bekommt man das Know-how der Anbieter inklusive deren Best-Practice-Ansätze.

Der Grundstein für den Erfolg einer neuen Standardsoftware wird am Anfang gesetzt. Ein gut durchgeführtes Projekt zur Auswahl von Standardsoftware kann ein Garant für die spätere erfolgreiche Durchdringung im Unternehmen sein. Wenn Sie die folgenden Punkte berücksichtigen, wird die nächste Standardsoftware besser zu Ihrem Unternehmen passen.

Softwareauswahl für Unternehmen - digitale Transformation

Definieren Sie Ziele!

Ziele sind auch für die Auswahl wesentlich. Achten Sie darauf, dass Sie die Ziele realistisch, messbar und einfach definieren und dokumentieren. Greifen Sie dabei auf folgende Zielkategorien zurück: Zeit-, Kosten-, Vorgehens- und Erfolgsziele. Definieren Sie zum Beispiel bis wann die Auswahl beendet sein soll oder welcher Kostenrahmen nicht überschritten werden darf.

Setzen Sie ein Projekt auf!

Geben Sie dem Auswahlverfahren einen Projektrahmen. Zu einem Projekt gehört neben einem definierten Ziel und einem Budget auch ein zeitlicher Rahmen, ein Projektleiter, ein Projektteam, ein Sponsor sowie eine sinnvolle Dokumentation (Protokolle, Anbietervergleich, Anforderungsheft, etc.). Achten Sie darauf, dass alle späteren Anwendergruppen sowie Interessensvertreter im Projektteam vertreten sind oder während des Projektes stetig informiert werden.

Einbindung der betroffenen Anwendergruppe!

Holen Sie bereits jetzt mit regelmäßigen Updates die späteren Anwender mit ins Boot. Diese Anwender erfahren durch die neue Software eine Veränderung Ihrer Arbeitsweise. Zum Beispiel werden alte Prozesse geändert, transparenter oder deren Wissen wird auf mehrere Schultern verteilt. Diese Neuerungen können zu Verlustangst führen, was wiederum für Widerstand sorgt. Dieser hat schon sehr oft das Scheitern eines Projektes bedeutet, bevor es richtig begonnen hat.

Agil vorgehen!

Überlegen Sie, wer Ihre Zielgruppe ist und welches Problem mit der Einführung der neuen Software gelöst werden soll. Erzeugen Sie relativ schnell Ergebnisse und holen Sie sich Feedback der Zielgruppe sowie von den Entscheidern ein.

Definieren Sie ein „MVP“ (minimum viable product). Dies wäre bei der Auswahl eines ERP-Systems die grafische Beschreibung und Dokumentation Ihres Hauptprozesses sowie weiterer K.o.-Kriterien. Hinterlegen Sie dies noch mit Original-Daten sowie Geschäftsbelegen oder Dokumenten, die in den Prozess einfließen oder durch ihn erzeugt werden. Dieser „Prototyp“ soll dazu dienen, dass Sie mit Ihrer Zielgruppe, den Entscheidern und später mit den Softwareanbietern schnell über das Gleiche und Wesentliche sprechen können.

Aufwendige und rein niedergeschriebene Lastenhefte mit mehr als 40 Seiten sowie Internetportale, in denen Sie 1000 und mehr Fragen beantworten müssen, sind enorme Zeitfresser und werden meist durch die Anbieter falsch interpretiert und somit falsch beantwortet. Ein grafisch dargestellter Prozess mit angereicherten Beispieldaten hilft unter anderem dem Anbieter, die Machbarkeit einzuschätzen und sich passend auf die Softwarepräsentation vorzubereiten. Darüber hinaus können Sie dadurch einen Standard für die Präsentationen schaffen und machen die Anbietervorstellungen vergleichbarer.

Anforderungen erheben, gewichten und bewerten!

Neben dem oben beschriebenem MVP sollten Sie noch weitere, aber wesentliche Anforderungen bzw. Kriterien definieren. Berücksichtigen Sie hier allerdings das Detailniveau und verzetteln Sie sich nicht darin. Lassen Sie sich die Informationen vom Lieferanten liefern und bewerten diese dann entsprechend. Eine gängige Methode wäre zum Beispiel die Nutzwertanalyse. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über mögliche Anforderungskategorien:

  • Betrieb der Software
    • Aufwand und Art des Betriebes
    • Support
    • Releasezyklen
    • Betriebsstandort
  • Softwareanbieter bzw. Beratungs-/Implementierungspartner
    • Größe
    • Referenzen
    • Regionalität
  • Funktionale Anforderungen
    • Abbildung MVP
    • Schnittstellen
    • Weitere unterstützende Prozesse
    • Individualisierbarkeit durch Sie oder den Anbieter
    • Modernes und Userfreundliche UI
    • Erweiterbarkeit/Addons/Partnerentwicklungen
  • Rechtliche Anforderungen:
    • Gibt es für den Bereich, in dem die Software eingesetzt werden soll, rechtliche Vorschriften. (DSGVO, GoB, etc.)?
  • Unternehmenspolitische Anforderungen

Weitere sinnvolle Anforderungen finden Sie auch unter: https://de.wikipedia.org/wiki/Softwarebeschaffung

Achten Sie stets auf messbare und priorisierte Anforderungen. „Zukunftssicher“ klingt gut, ist so aber nicht messbar. Sinnvoller wäre hier dann eher Unternehmensgröße oder Anzahl der Kunden.

Definieren Sie ein Vorgehensmodell!

Sie sollten wissen, aus welchen Schritten Ihr Softwareauswahlprozess oder auch Vorgehensmodell bestehen soll. Hierbei empfiehlt es sich, die folgenden Schritte zu berücksichtigen:

  1. Zieldefinition und Ableitung der Anforderungen
  2. Führen Sie eine Marktanalyse durch und prüfen Sie welche Produkte am Markt zu Ihrem Anforderungen passen könnten.
  3. Erstellen Sie eine Liste von 7-10 Produkten und dazugehörigen Anbietern und fordern Sie weitere Informationen von den Anbietern ein.
  4. Entscheiden Sie auf Basis Ihrer K.o.- und der restlichen gewichteten Kriterien, welche Anbieter rausfallen. Im besten Fall sollten nun noch ca. drei Anbieter übrig bleiben.
  5. Führen Sie Präsentationstermine mit den Anbietern durch, bei denen Ihnen ausführlich Ihre Kernthemen gezeigt werden.
  6. Treten Sie nun in die Vertragsphase ein und verhandeln die Rahmenbedingungen.
  7. Entscheiden Sie sich für den Anbieter mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis.

Auswahl von Standardsoftware – Fazit

Die Auswahl einer Standardsoftware hat einige Klippen. Berücksichtigt man das ein oder andere oben Geschriebene und verzettelt sich nicht mit der Dokumentation und Erhebung der Anforderungen, sollte dies jedoch gelingen.

Benötigen Sie darüber hinaus für Ihre digitale Transformation noch Unterstützung, stehen wir Ihnen mit individuellen Dienstleistungen zur Verfügung oder vermitteln Ihnen gern kostenlos bis zu sieben passende und vorqualifizierte Lösungspartner.

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