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Das Erfolgsrezept für Ihre digitale Finanzbuchhaltung

Als kleines oder mittelständisches Unternehmen ist man immer daran interessiert, seine Prozesse zu optimieren. Dazu zählen nicht nur die internen, sondern auch die externen bzw. übergreifenden Geschäftsabläufe. Einer dieser externen bzw. übergreifenden Geschäftsabläufe ist auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, der die Finanzbuchhaltung durchführt und dem Unternehmer seine notwendigen Auswertungen regelmäßig zur Verfügung stellt. Auch hier halten auf Basis der neuen Technologien neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit Einzug. Diese erleichtern den Alltag eines Geschäftsführers bzw. einer kleinen oder mittelständischen Firma. Indem benötigte Auswertungen auf Knopfdruck verfügbar sind, können sich Unternehmer mehr auf die Wertschöpfung konzentrieren.

Digitale Finanzbuchhaltung

Viele Steuerberater setzen dabei auf den Branchenprimus DATEV, der seine eigene Lösung mit DATEV Unternehmen online entwickelt hat. Dieser Beitrag beleuchtet diese Lösung näher. Zusätzlich zur Erläuterung der damit verbundenen Vor- und Nachteile geben wir Ihnen eine kleine Checkliste an die Hand, was Sie bei der Auswahl eines passenden Anbieters bzw. Steuerberaters berücksichtigen sollten. Folgende Themen können Sie erwarten:

  • Was ist DATEV Unternehmen online?
  • Vor- und Nachteile
  • Für wen ist dieses Produkt interessant?
  • Checkliste für die Auswahl eines passenden Anbieters/Steuerberater

Was ist DATEV Unternehmen online?

DATEV Unternehmen online unterstützt Sie im Wesentlichen bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Sie können einfach Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen, Verträge, etc. einscannen bzw. direkt mit einer App erfassen und dann in den Cloudbereich übermitteln. Ihr Steuerberater hat dann direkten Zugriff darauf und verbucht die Belege, die nicht gleich durch den im Hintergrund arbeitenden Algorithmus erkannt werden. Dadurch erhalten Sie zeitnah Ihre notwendigen Auswertungen, wie betriebswirtschaftliche Auswertungen, Summen- und Saldenlisten bis hin zu einzelnen Finanzbuchführungskonten.

Zusätzliche Funktionen wie das digitale Kassenbuch, die Zahlungsabwicklung, in der Sie direkt Zahlungen an Ihre Hausbanken anweisen können und das automatische Abrufen der Kontoauszüge sind ebenfalls vorhanden. Wer möchte, kann auch eine Fakturalösung über DATEV Unternehmen online bekommen.

Positiver Nebeneffekt ist das damit verbundene Dokumentenmanagementsystem. Durch dieses erhalten Sie zu jeder Zeit und ortsunabhängig Zugang zu Ihren Belegen und Auswertungen, insofern Sie einen Internetzugang haben. Die Daten werden dabei in Deutschland/Nürnberg abgelegt. Dieses Rechenzentrum ist ISO 27001 zertifiziert und wird von DATEV selbst als „Fort Knox in Nürnberg“ (Quelle: https://www.datev.de/web/de/top-themen/unternehmer/loesungen-fuer-unternehmen/) bezeichnet. Mit einer entsprechenden Verfahrensdokumentation gelten die Belege im DATEV-Rechenzentrum als revisionssicher archiviert. Diese Lösung ist damit eine der günstigsten Dokumentenmanagementsysteme weltweit.

Vor- und Nachteile digitaler Finanzbuchhaltung

Vorteile digitaler Finanzbuchhaltung

  • Es entfällt der „klassische“ Schuhkarton, in dem alle Belege landen. Sie sparen somit Kosten und Zeit, da der Weg zum Steuerberater entfällt und dieser gleich die ganzen Unterlagen digital vorliegen hat.
  • Da die Originalbelege immer im Unternehmen bleiben, können sie bei Fragen oder Problemen sofort genutzt werden.
  • Die Betriebsprüfungen verlaufen in der Regel für den Unternehmer einfacher, da alle notwendigen Belege in der Cloud vorhanden sind und nicht separat zur Verfügung gestellt werden müssen.
  • Das online verfügbare Dokumentenmanagementsystem ermöglicht Ihnen zu jeder Zeit ortsunabhängigen und direkten Zugriff auf Ihre Buchhaltungsdokumente.
  • Da Sie bei der Wahl Ihres Steuerberaters nicht mehr ortsgebunden sind, können Sie theoretisch deutschlandweit den passenden Dienstleister suchen.
  • Integrierte Funktionen wie die Zahlungsabwicklung oder das digitale Kassenbuch sparen Ihnen zusätzlich Zeit und Kosten.

Nachteile digitaler Finanzbuchhaltung

  • Ihre Belege/Daten liegen in einem fremden Rechenzentrum. Dies kann in bestimmten Branchen ein Problem darstellen.
  • Man verliert die persönliche Bindung zum Steuerberater.
  • Für die Nutzung von DATEV Unternehmen online fallen, wenn auch nur geringe, zusätzliche Kosten an.

Für wen ist dieses Produkt interessant?

Das Produkt ist für jeden interessant, der seine komplette Finanzbuchhaltung von seinem Steuerberater auf Basis eines „Pendelordners“ erledigen lässt sowie ein erhöhtes Belegvolumen vorweisen kann.

Weniger relevant ist es dahingegen für Unternehmen, die Ihre Buchhaltung im eigenen Haus durch eine Finanzbuchhaltungskraft oder Abteilung durchführen lassen. Hier erfolgt in der Regel einmal monatlich ein Austausch der Buchungssätze via DATEV-Schnittstelle, um die notwendigen Meldungen durch den Steuerberater erzeugen zu lassen.

Checkliste für die Auswahl eines passenden Anbieters/Steuerberaters

Neben der Tatsache, dass Sie natürlich die notwendige Infrastruktur haben sollten (u.a. passender Scanner bzw. passende mobile Endgeräte für Mitarbeiter, die die Belege digitalisieren sollen) sollten Sie auch bei der Wahl Ihres Anbieters bzw. Steuerberaters einiges berücksichtigen:

  • Hat der Steuerberater bereits Erfahrung/Referenzen mit dem Produkt?
  • Bietet der Steuerberater ggfs. eigenen Support für das Thema an und besitzt dafür im Optimalfall einen dedizierten Ansprechpartner?
  • Bietet der Steuerberater dies proaktiv an oder ist es für Ihn ein notwendiges „Übel“?
  • Kann der Steuerberater Fragen zu Prozessänderungen beantworten oder bietet Ihnen im Optimalfall eine Beratungsmöglichkeit an?
  • Insofern sie deutschlandweit auf Suche gehen, sollte der Steuerberater auch eine passende Webinar-/Telekonferenzlösung vorweisen können. So ist es möglich steuerliche und buchhalterische Fragen in größeren Runden und auf Basis konkreter Dokumente, die live digital geteilt werden, zu klären.

Fazit

Insofern Sie DATEV Unternehmen nutzen wollen, scheint hier in Kombination mit einem digital affinen Steuerberater auch ein echtes Optimierungspotential zu entstehen. Wenn Sie diesbezüglich Fragen haben, können wir Ihnen einen unserer NOVONDO-Netzwerkpartner empfehlen, der bereits viel Erfahrung mit DATEV Unternehmen online gesammelt hat.

Steuerberater Berger & Rühle PartG mbB wurde 2007 gegründet und hat seinen Hauptsitz in der sächsischen Landeshauptstadt Dresden sowie eine Zweigniederlassung in Dippoldiswalde. Als moderne Steuerkanzlei betreut sie kleine und mittlere Unternehmen, Freiberufler und Privatpersonen. Besonders erwähnenswert ist hierbei, dass die Kanzlei die Digitalisierung im eigenen Haus und in der Zusammenarbeit mit seinen Geschäftspartnern sehr intensiv vorantreibt und sich selbst als strategisches Ziel formuliert hat.

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