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Die 10 wichtigsten Punkte für Ihr nächstes Digitalisierungsprojekt

Bei der Digitalisierung eines Unternehmens ist es wichtig, planvoll vorzugehen. In der folgenden Checkliste haben wir auf Basis unserer jahrelangen Projekterfahrung die aus unserer Sicht zehn wichtigsten Punkte für Ihr nächstes Digitalisierungsprojekt zusammengefasst.

Checkliste für Digitalisierungsprojekte

1. Machen Sie Digitalisierung zur Chefsache!

Damit meinen wir nicht, dass Unternehmer die identifizierten Projekte selbst umsetzen oder leiten sollen. Wir sind der Meinung, dass die Geschäftsführung und das höhere Management sich von Anfang an Zeit für dieses Thema nehmen muss. Angefangen von der proaktiven, motivierenden Kommunikation an die Mitarbeiter des Unternehmens bis hin zu wöchentlichen Statusmeetings. Auch eine separate Stabstelle für das Thema Digitalisierung mit direkter Verbindung zur Geschäftsführung erzeugt eine höhere Priorisierung und Wahrnehmung innerhalb der Firma.

2. Definieren Sie klar die Problemdomäne und die dazugehörige Zielgruppe!

Hier passieren meistens die größten Fehler. Sie sollten wissen, wessen Bedürfnisse und Anforderungen befriedigt werden sollen, welche Prozesse und Bereiche davon betroffen sind und welche Prozessschnittstellen bzw. Nebenprozesse beachtet werden sollten und welche eben nicht.

3. Gehen Sie neue oder unbekannte Wege!

Gerade neue Technologie oder Software ist für Personen, die nicht aus dem IT-Umfeld kommen, schwer zu greifen oder zu verstehen. Wichtig ist es aber trotzdem, im Vorfeld zu prüfen, ob und vor allem wie man seine Anforderungen oder seine gesteckten Ziele auch mit der Maßnahme erreichen kann. Hierzu empfiehlt es sich immer auch außerhalb seines normalen Netzwerkes oder der eigenen Branche auf Suche zu gehen. Sicherlich sind die klassischen Erstansprechpartner, wie der Steuerberater oder das IT-Systemhaus sinnvoll. Aber bedenken Sie, dass beide oft nicht anbieterunabhängig agieren. Probieren Sie doch einfach mal einen externen Berater oder suchen Sie das Gespräch mit einem Unternehmer aus der Umgebung, der allerdings aus einer anderen Branche kommt. Vielleicht wäre auch eine Problemlösungsmethode wie Design Thinking etwas Neues, das Sie ausprobieren könnten und darüber hinaus gleichzeitig noch eine teambildende Maßnahme ist.

4. Machen Sie eine Bestandsaufnahme!

Prüfen Sie innerhalb der identifizierten Problemdomäne den aktuellen Ist-Zustand. Prüfen Sie zum Beispiel, ob Prozessschwächen oder -lücken vorhanden sind, Daten redundant gehalten werden, wo überall bereits eine Unterstützung durch passende Soft- oder Hardware gegeben ist, das Alter der Soft- und Hardware, die Flexibilität und Sicherheit Ihrer Infrastruktur und ob der Ist-Zustand den Bedürfnissen Ihrer definierten Zielgruppe entspricht.

5. Die Projektverantwortung gehört in den jeweiligen Fachbereich!

Ein Digitalisierungsprojekt gehört nicht per se, wie oft üblich, in den Verantwortungsbereich der IT- oder Finanzabteilung. Außer es geht um die Anschaffung neuer Hardware oder eine Buchhaltungssoftware. Prüfen Sie bitte ausgehend von der strategischen Relevanz, welche Zielgruppen Sie mit dieser Maßnahme erreichen und unterstützen wollen. Wollen Sie zum Beispiel eine Marketing- und Vertriebsunterstützung durch eine Digitalisierungsmaßnahme, sollten im ersten Schritt die Anforderungsbeschreibungen, relevanten Entscheider und Projektmitarbeiter auch von dort kommen. Im zweiten Schritt schaut man dann, welche Randbereiche noch betroffen sein könnten und nimmt dann aus diesen Bereichen einen Vertreter/Projektmitarbeiter dazu. Grundsätzlich kann es auch sinnvoll sein, einen externen und neutralen Projektleiter für die Dauer der Maßnahme zu engagieren. Dieser kann dann unabhängig mögliche Konflikte moderieren oder bringt notwendiges Methoden- und Branchenwissen mit.

6. Definieren Sie klare und messbare Ziele und Anforderungen!

Nur mit klaren, messbaren und dokumentierten Anforderungen und Zielen können Sie eine ordentliche Projektdurchführung und Erfolgsmessung garantieren. Anforderungen sollten aus den Bedürfnissen der Zielgruppe(n) abgeleitet sein und deren Wichtigkeit auf Basis einer Priorisierung eingeschätzt werden.

Neben den klassischen Zielen, wie im Budget bleiben, die dokumentierten Anforderungen erfüllen oder im geplanten Projektzeitziel bleiben, sollten Sie auch messbare Kennzahlen aus Ihrer Problemdomäne bzw. von Ihrer Zielgruppe haben. Wollen Sie zum Beispiel Kundenanfragen schneller bedienen, so können Sie Erstreaktions-, Bearbeitungs- und Lösungszeit vor und nach dem Projekt messen und prüfen, ob der gewünschte Verbesserungsgrad erreicht wurde. Nur so ist eindeutig belegbar, ob das Digitalisierungsprojekt zu der gewünschten Verbesserung geführt hat.

7. Erstellen Sie sich einen Fahrplan!

Der Fahrplan sollte zum Beispiel beinhalten, wer für was verantwortlich ist. Wer ist Projektleiter, wer Projektmitarbeiter? Wer schlichtet und wer entscheidet, wenn es zu Problemen kommt? Definieren Sie das Start- und Enddatum des Projektes. Prüfen Sie außerdem, ob es Sinn macht, das Projekt in Phasen und/oder Meilensteine einzuteilen.

Je genauer Sie den Fahrplan definieren, desto mehr haben Sie im Gefühl, wer wie viel zu leisten hat, welches Budget Sie ggf. benötigen oder ob Sie sogar auf externe Hilfe angewiesen sind.

8. Haben Sie die notwendigen Ressourcen!

Die meisten Projekte scheitern, weil die Ressourcen nicht passend sind. Entweder fehlen die technischen Voraussetzungen, dem eingesetzten oder vorhandenen Personal fehlen die Fähigkeiten und Kapazitäten oder das Budget passt nicht zu den Anforderungen.

Sollte dies eintreffen, besteht dringender Handlungsbedarf. Befähigen Sie Ihr Personal durch Aus- und Weiterbildung oder holen Sie sich eine externe Projektunterstützung. Hier können erfahrene Projektleiter und sogar studentische Hilfskräfte tolle Ergänzungen sein, um im ersten Fall Ihr Projekt zu leiten oder im zweiten Fall Stammdaten- bzw. „Massen“-Tätigkeiten abzunehmen. Prüfen Sie auch, ob staatliche Fördermöglichkeiten in Ihrem Bundesland vorhanden sind, zum Beispiel für Ausbildungs-, Hard- und Softwarekosten.

9. Kommunikationsplan!

Das Schlimmste was passieren kann ist, dass Sie die Mitarbeiter nicht abholen, nicht motivieren oder sogar vergessen. Reden Sie von Anfang an über die kommenden Maßnahmen und warum diese stattfinden, was die Vorteile sind und was dies ggf. für Auswirkungen auf das Tagesgeschäft haben kann. Binden Sie die Mitarbeiter aktiv ein und prüfen Sie, wen Sie in welchen Abständen wie informieren wollen.

Jedes Digitalisierungsprojekt bringt Veränderung und somit auch Ängste der Mitarbeiter mit sich. Vergessene oder vernachlässigte Personen können daher Projekte blockieren, verlangsamen oder wesentliche Anforderungen verschweigen sowie unschlüssige Mitarbeiter auf Ihre Seite ziehen. Am Ende des Tages beschäftigen Sie sich dann mehr mit diesem Mitarbeiter als mit dem Voranbringen des Projektes.

10. Wichtiges Feedback: Nach der Digitalisierung ist vor der Digitalisierung

Führen Sie periodisch Feedbackrunden während des Projektes durch. Diskutieren Sie, was gut und was schlecht gelaufen ist und überlegen Sie sich Maßnahmen, wie Letzteres zukünftig vermieden werden kann. Passen Sie allerdings auf, dass dies nicht in Schuldzuweisungen endet. Wer Projekte durchführt und aktiv mitgestaltet, setzt sich für die Weiterentwicklung der Firma ein und sollte somit gefördert werden. Sie werden sehen, das nächste Digitalisierungsprojekt wird sicherlich besser laufen.

Fazit

Unsere jahrelange Projekterfahrung hat uns gezeigt, dass die oben genannten Punkte besonders wichtig für Projekte im Allgemeinen und Digitalisierungsprojekte im Besonderen sind. Wir hoffen, dass Ihnen unsere kleine Checkliste dabei hilft, Ihr nächstes Digitalisierungsprojekt erfolgreich aufzusetzen und durchzuführen. Die passenden Anbieter dafür finden Sie bei uns.

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