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ERP-System: Definition, Funktionsumfang, Kosten

Es wurde bereits davon gesprochen, dass die Digitalisierung in Abhängigkeit von der Zielgruppe und von einem Optimierungsansatz zu sehen ist. Geht man dabei von der Möglichkeit einer unternehmensinternen Optimierung der betriebswirtschaftlichen Abläufe aus, so kommt man an ERP-Systemen nicht vorbei. Dieser Artikel soll Ihnen Antworten auf folgende Fragen rund um das Thema ERP-System liefern:

  • Definition – Was ist eigentlich ein ERP-System?
  • Welche Funktionen bietet eine ERP-Software?
  • Für wen ist ERP-Software interessant?
  • Welche Kosten hat man bei der Auswahl, Einführung und dem Betrieb eines ERP-Systems?
  • Wie kann NOVONDO Ihnen bei dem Thema helfen?
Definition ERP Software

Definition – Was ist eigentlich ein ERP-System?

Nimmt man das Wort ERP-System auseinander, erhält man mit „ERP“ und „System“ zwei Begriffe. Die Abkürzung „ERP“ steht hierbei für Enterprise Ressource Planning. Auf Deutsch übersetzt und in den Unternehmenskontext gebracht, ist damit die Planung, Steuerung und Überwachung der Unternehmensressourcen sowie der dazu gehörigen Prozesse und Daten gemeint. Der Begriff „System“ steht für die Gesamtheit der Anwendungssoft- und Hardware, die für das Ziel der oben genannten Tätigkeiten notwendig sind.

Die Anwendungssoftware kann sowohl individuell als auch als Standardlösung bezogen werden. Die erste Variante ist Software, die in der Regel für oder durch einen Kunden selbst programmiert wurde. Die zweite Variante basiert auf Best-Practice-Prozessen und wurde meist von einem Anbieter programmiert und weiter entwickelt. Dieser verfolgt das Ziel, diesen Standard an möglichst viele Kunden zu verkaufen oder zu vermieten.

Zur Hardware gehören sämtliche Bestandteile, die für den Betrieb der ERP-Software notwendig sind. Dazu gehören zum Beispiel Server, Laptops, Handys und alles das, womit die in der ERP-Software realisierten Funktionen aufgerufen und genutzt werden können.

Welche Funktionen bietet eine ERP-Software?

Vorab nun eine schlechte Nachricht. Leider ist der Funktionsumfang von ERP-Software sehr unterschiedlich. Daher sollte man als Erstes immer eine Lösung anschauen, die für die eigene Branche programmiert wurde. Zum Beispiel hat eine ERP-Software für Dienstleister deutlich andere Funktionen als eine Lösung für Produzenten oder Händler.

ERP-Software sollte grundsätzlich in der Lage sein, auf Basis von Best-Practice-Ansätzen die Unternehmensprozesse und die dazugehörigen Stamm- und Bewegungsdaten eines Unternehmens einer Branche abzubilden. Die Funktionsbereiche können dabei wie folgt aussehen:

  • Finanzbuchhaltung
  • Produktion
  • Logistik
  • Personal
  • Einkauf
  • Verkauf
  • Standardberichte und Auswertungen
  • Service und Projektmanagement

Für wen ist ERP-Software interessant?

Basierend auf aktuellen Tendenzen nemder Digitalisierung sollte jeder über eine „passende“ ERP-Software nachdenken. Mithilfe einer ERP-Standardsoftware hat jeder Unternehmer sein Geschäft und seine Ressourcen besser im Blick. Darüber hinaus sind in Standardlösungen auch rechtliche Vorgaben und Prozesse abgebildet, die man aufgreifen und übernehmen kann.

Welche Kosten fallen bei einem ERP-System an?

Die Kosten eines ERP-Systems setzen sich aus den Kosten der folgenden drei Phasen zusammen:

  • Auswahl
  • Implementierung
  • Betrieb

Auswahlphase

In der Auswahlphase benötigen Sie Zeit für Recherchen, Anbietertermine, Anforderungserhebung und Priorisierung sowie vielleicht initiale Tests. Diese Zeit bindet Ihre Mitarbeiter und kann dadurch ggf. zu einer geringeren Produktivität führen.

Implementierungsphase

Der eigentliche Hauptkostenblock befindet sich in der Implementierung. In dieser Phase können zusätzlich zu Ihren eigenen Zeiten noch folgende Kosten anfallen:

  • Externe Softwareberater
  • Schulungen und Workshops
  • Reisen und Spesen
  • Lizenz- und Wartungskosten bei einer Kauflösung
  • Kosten für einen neuen Server
  • Ggf. neue Endgeräte (Scanner, etc.)

Sollten Sie sich für eine Miet- bzw. Cloud-Lösung entscheiden, entfallen zumindest die Kosten für einen neuen Server. Der technische Betrieb wird in diesen Fällen durch den Anbieter übernommen. Auch die hohen Anschaffungskosten sind geringer, da hier meist in Abhängigkeit der User und benötigten Funktionen ein monatlicher Betrag bezahlt werden muss.

Betriebsphase

Die Betriebskosten sind in Abhängigkeit von der Lösung zu sehen, für die Sie sich entschieden haben. Die Betriebskosten bestehen daher aus:

  • Miete oder Wartungskosten
  • Interne Administrationskosten
  • Beratungs- oder Schulungskosten im Falle neuer Mitarbeiter oder Änderungen

Wie kann NOVONDO Ihnen beim Thema ERP-System helfen?

NOVONDO kann Ihnen in allen oben beschriebenen Phasen helfen. Daher an dieser Stelle nun ein paar ausgewählte Beispiele:

  1. Am Anfang wollen Sie Ihre Anforderungen erheben und priorisieren und benötigen dabei fremde Hilfe.
  2. Wenn Sie Ihre Anforderungen kennen, aber noch eine Grobauswahl von Softwareprodukten benötigen.
  3. Sie benötigen einen externen Projektleiter, der sich für Sie im Implementierungsprojekt stark macht und Ihre Interessen gegenüber dem Anbieter vertritt sowie Ihr Projektteam koordiniert.
  4. Damit Ihre Infrastruktur den Anforderungen der ERP-Software entspricht, benötigen Sie einen neuen Server oder neue Endgeräte.
  5. Sie haben eine ERP-Software in Betrieb und möchten für kleine Änderungen, eine Mitarbeiterschulung oder sogar Formularanpassungen einen Freelancer oder einen anderen Anbieter kontaktieren.
  6. Ihre aktuelle ERP-Software läuft in Ihren Augen nicht so, wie Sie es wünschen und Sie benötigen daher einen Berater, der mit Ihnen einen Optimierungsworkshop durchführt.

Zusätzlich zu den oben genannten Themen gibt es noch viele andere Fragestellungen, die dabei entstehen können. Bei NOVONDO können Sie über den Dienstleistungs- und Produktkatalog oder die allgemeine Projektanfrage Ihr Anliegen adressieren. Dadurch finden Sie mit unserer Hilfe die passenden Dienstleistungen oder Softwareprodukte von vorqualifizierten Anbietern.

Mit digitalen Grüßen
Ihr NOVONDO-Portal

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