Definition – Was ist ein ERP-System?
Der Begriff besteht aus den Teilen „ERP“ und „System“. Die Abkürzung „ERP“ steht dabei für Enterprise Ressource Planning. Auf Deutsch übersetzt und in den Unternehmenskontext gebracht, ist damit die Planung, Steuerung und Überwachung der Unternehmensressourcen sowie der dazu gehörigen Prozesse und Daten gemeint.
Der Begriff „System“ steht für die Gesamtheit der Anwendungssoftware und -hardware (bzw. Hosting) aus dem ein ERP-System besteht bzw. für dessen Betrieb notwendig ist. In der Regel ist ein ERP-System eine Standardsoftware , die auf Best-Practice-Prozessen basiert, von denen möglichst viele Kunden profitieren und diese adaptieren sollen.
Welche Funktionen bietet eine ERP-Software?
Der Funktionsumfang von ERP-Systemen ist sehr unterschiedlich. Daher sollte man als Erstes immer eine Lösung anschauen, die für die eigene Branche entwickelt wurde.
ERP-Software sollte grundsätzlich in der Lage sein, auf Basis von Best-Practice-Ansätzen die eigenen Geschäftsprozesse und die dazugehörigen Stamm- und Bewegungsdaten abzubilden. ERP-Systeme können dabei folgende Funktionsbereiche abbilden:
- Finanzbuchhaltung
- Produktion (Serienproduktion, kundenindividuelle Fertigung)
- Logistik
- Personal
- Einkauf
- Verkauf/Vertrieb
- Standardberichte und Auswertungen
- Service und Projektmanagement
Für wen ist ein ERP-System interessant?
Die fortschreitende Digitalisierung in den Unternehmen und somit auch bei direkten Wettbewerbern sollte jeden Unternehmer über eine „passende“ ERP-Software nachdenken lassen. Mithilfe einer ERP-Standardsoftware hat man sein Unternehmen, die Prozesse, die Ressourcen sowie die Risiken besser im Blick und kann sie effizienter gestalten und nutzen. Darüber hinaus sind in Standardlösungen auch rechtliche Vorgaben und Prozesse abgebildet, die man aufgreifen und übernehmen kann.
Welche Kosten fallen bei einem ERP-System an?
Die Kosten eines ERP-Systems setzen sich aus den Kosten der folgenden drei Phasen zusammen:
- Auswahl
- Implementierung
- Betrieb
1. Auswahl
In der Auswahlphase benötigen Sie Zeit für Recherchen, Anbietertermine, Anforderungserhebung und Priorisierung sowie vielleicht initiale Tests. Diese Zeit bindet Ihre Mitarbeiter und kann dadurch ggf. zu einer geringeren Produktivität führen.
2. Implementierung
Der eigentliche Hauptkostenblock befindet sich in der Implementierung. In dieser Phase können zusätzlich zu Ihren eigenen Zeiten noch folgende Kosten anfallen:
- Externe Softwareberater
- Schulungen und Workshops
- Reisen und Spesen
- Lizenz- und Wartungskosten bei einer Kauflösung
- Kosten für einen neuen Server
- Neue Endgeräte (Scanner, etc.)
Sollten Sie sich für eine Miet- bzw. Cloud-Lösung entscheiden, entfallen zumindest die Kosten für einen neuen Server. Der technische Betrieb wird in diesen Fällen durch den Anbieter übernommen. Auch die hohen Anschaffungskosten sind geringer, da hier meist in Abhängigkeit der User und benötigten Funktionen ein monatlicher Betrag bezahlt werden muss.
3. Betrieb
Die Betriebskosten sind in Abhängigkeit von der Lösung zu sehen, für die Sie sich entschieden haben. Die Betriebskosten bestehen daher aus:
- Miete oder Wartungskosten
- Interne Administrationskosten
- Beratungs- oder Schulungskosten im Falle neuer Mitarbeiter oder Änderungen
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